Memahami Tahapan Proses Komunikasi

Proses komunikasi merupakan sumber kehidupan dalam sebuah organisasi yang menjembatani informasi dari dua arah antara pengirim dan penerima pesan atau informasi. Menurut irmanfsp.com, proses komunikasi itu sendiri terdiri dari beberapa tahapan. Agar anda lebih mengerti terkait dengan tahapan proses komunikasi, maka perlu membaca artikel ini sampai selesai. Proses komunikasi dapat terjadi apabila ada interaksi antar manusia dan ada penyampaian pesan untuk mewujudkan motif komunikasi.

proses komunikasi dalam perusahaan
tahapan proses komunikasi
Proses komunikasi adalah bagaimana komunikator menyampaikan pesan kepada komunikannya, sehingga dapat menciptakan suatu persamaan makna antara komunikan dengan komunikatornya. Proses komunikasi ini bertujuan untuk menciptakan komunikasi yang efektif (sesuai dengan tujuan komunikasi pada umumnya).

Tahap Tahap Proses Komunikasi
Tahapan Proses Komunikasi Menurut Courtland L. Bovee dan John V. Thil
Komunikasi memerlukan proses yang cukup panjang. Menurut Courtland L. Bovee dan John V. Thil dalam Business Communication Today, proses komunikasi (communication process) terdiri dari 6 (enam) tahap, yaitu:
  1. Pengirim mempunyai ide dan gagasan
  2. Pengirim mengubah ide menjadi gagasan
  3. Pengirim menyampaikan pesan
  4. Penerima menerima pesan
  5. Penerima menafsirkan pesan
  6. Penerima memberi tanggapan serta umpan balik pada pengirim

1. Pengirim mempunyai ide atau gagasan.
Sebelum proses penyampaian pesan dapat dilakukan, maka pengirim pesan harus menyiapkan ide apa yang ingin disampaikan kepada pihak lain (audiens). Pesan adalah rumusan berwujud dari gagasan yang dikirim kepada penerima. Persepsi adalah hal yang unik, ide yang disampaikan seseorang mungkin akan ditafsirkan secara berbeda oleh orang lain.

Seorang komunikator yang baik harus dapat menyaring hal-hal yang tidak penting atau tidak relevan, dan memusatkan perhatian pada hal-hal yang memang penting dan relevan. Dalam dunia komunikasi, proses tersebut dikenal sebagai abstraksi  (abstraction).

2. Pengirim mengubah ide tersebut menjadi sebuah pesan.
Dalam suatu proses komunikasi, tidak semua ide dapat diterima atau dimengerti dengan sempurna. Agar ide dapat diterima dan dimengerti secara sempurna, pengirim pesa harus memperhatikan beberapa hal, yaitu subjek (apa yang ingin disampaikan), maksud (tujuan), audiens, gaya personal, dan latar belakang budaya.

3. Pengirim menyampaikan pesan.
Rantai saluran komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan pesan terkadang relative pendek, namun ada juga yang cukup panjang. Panjang-pendeknya rantai saluran komunikasi yang digunakan akan berpengaruh terhadap efektivitas penyampaian pesan. Bila pesan yang panjang disampaiakn secara lisan, pesan tersebut bisa bertentangan dengan pesan aslinya.

Di samping itu, dalam menyampaikan suatu pesan, berbagai media komunikasi dapat digunakan, media tulisan maupun lisan. Oleh karena itu, perlu diperhatikan jenis atau sifat pesan yang akan disampaikan. Selain itu, pengirim juga harus memilih simbol yang digunakan untuk mengirim pesan.

4. Penerima menerima pesan.
Komunikasi antaraseseorang dengan orang lain akan terjadi, bila pengirim mengirimkan suatu pesan dan penerima menrima pesan tersebut. Jika seseorang mengirim sepucuk surat, komunikasi baru bisa terjalin bila penerima surat telah membaca dan memahami isinya.

5. Penerima menafsirkan pesan.
Setelah penerima menerima suatu pesan, tahap berikutnya adalah bagaimana ia dapat manafsirkan pesan dan menerjemahkan simbol yang digunakan dalam pesan untuk menginterpretasikan arti. Suatu pesan yang disampaikan pengirim harus mudah dimengerti dan tersimpan di dalam benak pikiran si penerima pesan. Selanjutnya, suatu pesan baru dapat ditafsirkan secara benar bila penerima pesan telah memahami isi pesan sebagaimana yang dimaksud oleh pengirim pesan.

6. Penerima memberi tanggapan dan mengirim umpan balik kepada pengirim.
Umpan balik (feedback) adalah penghubung akhir dalam suatu proses komunikasi. Feedback merupakan tanggapan penerima pesan yang memungkinkan pengirim untuk menilai efektivitas suatu pesan. Setelah menerima pesan, penerima akan memberi tanggapan dengan cara tertentu terhadap pengirim pesan.

Umpan balik memegang peranan penting dalam proses komunikasi, karena memberikan kemungkinan bagi pengirim untuk menilai efektivitas suatu pesan. Selain itu, adanya umpan balik dapat menunjukkan adanya faktor-faktor penghambat komunikai, misalnya perbedaan latar belakang, perbedaan penafsiran kata-kata, dan perbedaan reaksi secara emosional.
Contoh Tahapan Proses Komunikasi
Sebagai contoh terkait dengan proses komunikasi lainnya juga diawali oleh sumber, baik individu ataupun kelompok yang berusaha berkomunikasi dengan individu atau kelompok lain. Berikut informasinya:

Langkah pertama yang dilakukan sumber adalah ideation yaitu penciptaan satu gagasan atau pemilihan seperangkat informasi untuk dikomunikasikan. Ideation ini merupakan landasan bagi suatu pesan yang akan disampaikan.

Langkah kedua dalam penciptaan suatu pesan adalah encoding, yaitu sumber menerjemahkan informasi atau gagasan dalam wujud kata-kaya, tanda-tanda atau lambang-lambang yang disengaja untuk menyampaikan informasi dan diharapkan mempunyai efek terhadap orang lain.

Pesan atau message adalah alat-alat di mana sumber mengekspresikan gagasannya dalam bentuk bahasa lisan, bahasa tulisan ataupun perilaku non verbal seperti bahasa isyarat, ekspresi wajah atau gambar-gambar.

Langkah ketiga dalam proses komunikasi adalah penyampaian pesan yang telah disandi (encode). Sumber menyampaikan pesan kepada penerima dengan cara berbicara, menulis, menggambar ataupun melalui suatu tindakan tertentu. Pada langkah ketiga ini, kita mengenal istilah channel atau saluran, yaitu alat-alat untuk menyampaikan suatu pesan.

Saluran untuk komunikasi lisan adalah komunikasi tatap muka, radio dan telepon. Sedangkan saluran untuk komunikasi tertulis meliputi setiap materi yang tertulis ataupun sebuah media yang dapat mereproduksi kata-kata tertulis seperti: televisi, kaset, video atau OHP (overheadprojector). Sumber berusaha untuk membebaskan saluran komunikasi dari gangguan ataupun hambatan, sehingga pesan dapat sampai kepada penerima seperti yang dikehendaki.

Langkah keempat, perhatian dialihkan kepada penerima pesan. Jika pesan itu bersifat lisan, maka penerima perlu menjadi seorang pendengar yang baik, karena jika penerima tidak mendengar, pesan tersebut akan hilang. Dalam proses ini, penerima melakukan decoding, yaitu memberikan penafsiran interpretasi terhadap pesan yang disampaikan kepadanya.

Pemahaman (understanding) merupakan kunci untuk melakukan decoding dan hanya terjadi dalam pikiran penerima. Akhirnya penerimalah yang akan menentukan bagaimana memahami suatu pesan dan bagaimana pula memberikan respons terhadap pesan tersebut.

Proses terakhir dalam proses komunikasi adalah feedback atau umpan balik yang memungkinkan sumber mempertimbangkan kembali pesan yang telah disampaikannya kepada penerima. Respons atau umpan balik dari penerima terhadap pesan yang disampaikan sumber dapat berwujud kata-kata ataupun tindakan-tindakan tertentu. Penerima bisa mengabaikan pesan tersebut ataupun menyimpannya. Umpan balik inilah yang dapat dijadikan landasan untuk mengevaluasi efektivitas komunikasi.

Hambatan Proses Komunikasi
Tidak semua proses komunikasi itu dapat berjalan dengan lancar. Salah satu ketidaklancaran proses komunikasi yang dilakukan adalah munculnya kesalahpahaman. Hal ini disebabkan oleh adanya faktor-faktor penghambat komunikasi antara pengirim dan penerima pesan. Faktor-faktor penghambat komunikasi tersebut dapat dikelompokkan ke dalam empat masalah utama.
Berikut 4 faktor yang menyebabkan terhambat proses komunikasi yakni, di bawah ini:
  1. Masalah dalam mengembangkan pesan
  2. Masalah dalam penyampaian pesan
  3. Masalah dalam menerima pesan
  4. Masalah dalam menafsirkan pesan

1. Masalah dalam mengembangkan pesan.
Sumber masalah potensial dalam mengembangkan suatu pesan adalah dalam memformulasikan suatu pesan. Masalah dalam mengembangkan suatu pesan dapat mencakup antara lain munculnya keragu-raguan tentang isi pesan, kurang terbiasa dengan situasi yang ada atau masih asing dengan audiens, adanay pertentangan emosional, atau kesulitan dalam mengekspresikan ide atau gagasan.

2. Masalah dalam menyampaikan pesan.
Komunikasi dapat juaga terganggu karena munculnya masalah dalam mendapatkan pesan dari pengirim ke penerima. Masalah dalam penyampaian pesan yang paling jelas adalah faktor fisik. Misalnya, pada saat menggunakan sound system terdapat sambungan kabel yang kurang baik (antara tersambung dan tidak, sehingga muncul suatu grak-grek), kualitas suara sound system  yang kurang baik, lampu penerangan tiba-tiba padam, audiens terhalang oleh pilar (tiang bangunan), dan tidasan surat yang tak terbaca.

Jika anda sedang menyampaikan presentasi makalah atau kertas kerja, sebaiknya memilih tempat yang memungkinkan audiens dapat melihat dan mendengar dengan jelas apa yang disampaikan. Masalah lain yang muncul dalam penyampaian suatu pesan adalah bila dua buah pesan yang disampaikan mempunyai arti yang saling berlawanan atau bermakna ganda.

Bila dua buah pesan disampaikan melalui saluran penghubung yang cukup panjang. Orang terakhir yang menerima pesan mungkin hanya dapat menangkap sebagian kecil saja dari orang yang pertama atau bahkan pesan yang disampaikan bisa jadi bertentangan dengan pesan aslinya.

3. Masalah dalam menerima pesan.
Masalah yang muncul dalam penerimaan suatu pesan antara lain adanya persaingan antara penglihatan dengan suara, kursi yang tidak nyaman, lampu yang kurang teran, dan kondisi lain yang dapat mengganggu konsentrasi penerima.

Dalam beberapa kasus, gangguan atau masalah penerimaan pesan dapat muncul berkaitan dengan kesehatan si penerima pesan. Mislnya, pendengaran yang kurang baik, penglihatan yang mulai kabur atau bahkan sakit kepala, juga dapat mengganggu penerima dalam menerima suatu pesan.

Meskipun hal tersebut tidak memblok (menghambat) jalur komunikasi secara total, tetapi dapat mengurangi konsentrasi si penerima pesan. Barangkali gangguan yang paling umum terjadi adalah kurangnya konsentrasi selama melakukan komunikasi.

4. Masalah dalam menafsirkan pesan.
Meskipun suatu pesan mungkin hilang selama proses penyampaian pesan terjadi, namun masalah terbesar adalah pada mata rantai terakhir, di mana suatu pesan ditafsirkan oleh penerima pesan. Perbedaan latar belakang, perbendaharaan bahasa, dan pernyataan emosional, dapat menimbulkan munculnya kesalahpahaman antara pengirim dan penerima pesan.

Seseorang berkomunikasi dengan orang lain yang memiliki pengalaman dan harapan yang serupa, maka apa yang dia katakana secara otomatis cocok dengan kerangka berfikir dirinya. Bila seseorang menghadapi orang yang memiliki latar belakang berbeda, apa yang dia katakana mungkin akan ditafsirkan dari sudut pandang yang berbeda. Masalah dalam memahami pesan-pesan sebenarnya terletak pada bahasa, yang menggunakan kata-kata sebagai simbol untuk menggambarkan suatu kenyataan.

Suatu hal yang cukup menarik bahwa seseorang mungkin bereaksi secara berbeda terhadap kata yang sama pada keadaan yang berbeda. Suatu pesan yang jelas dan dapat diterima di suatu kondisi, namun dalam situasi yang berbeda suatu kata dapat membingungkan. Hal ini tergantung pada hubungan emosional antara penerima dan pengirim pesan.

Referensi:
Richard. 2003. Manajemen, Erlangga: Jakarta.
Purwanto, Djoko. 2003. Komunikasi Bisnis. Erlangga: Jakarta.
Kreitner, Robert, dkk. 2005. Perilaku Organisasi (Organization Behaviour), Salemba Empat: Jakarta.
Veithzal. 2004 Kiat Memimpin dalam Abad ke-21. Radja Grafindo: Jakarta.
Muhammad, Arni. 2004. Komunikasi Bisnis: Bumi Aksara.
Robbins, Stephen. 2002. Perilaku Organisasi. Printice Hall: Jakarta.

0 Response to "Memahami Tahapan Proses Komunikasi"

Post a Comment

Iklan Atas Artikel

Iklan Tengah Artikel 1

Iklan Tengah Artikel 2

Iklan Bawah Artikel